Datenschutzordnung des Tandemclubs Weiße Speiche Hamburg e.V.

Präambel

Der Tandemclub Weiße Speiche Hamburg e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation von Tandemtouren und Wanderungen, der Tandemwartung und der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Pilotinnen und Piloten, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sportbetrieb; Fördernden und ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit einer Verwaltungssoftware und in einem Dateisystem, z.B. in Form von passwortverschlüsselten Exceldateien oder ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird die Verarbeitungstätigkeiten in einem Verarbeitungsprotoll nachgewiesen.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Festnetzrufnummer, Handy-Rufnummer, E-Mail, Adresse, Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Informationen über eine Seheinschränkung, Aktenzeichen des Schwerbehindertenausweises, wenn vorhanden, Bankverbindung, ggf. Funktion im Verein.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Hamburger Sport Bund e. V. und dem Behinderten-und Rehabilitationssportverband e.V. (BRS) werden anonymisierte Daten der Mitglieder an diese zu statistischen Zwecken weitergeleitet. Der BRS erhält außerdem personenbezogene Daten der seheingeschränkten Mitglieder, bei deren Zustimmung, für Zuschüsse von der Sozialbehörde an den Tandemclub Weiße Speiche.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Informationen über die Mitglieder des Vorstands und des Datenschutzbeauftragten (§ 8) mit Foto, Vornamen, Nachnamen, Funktionen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern veröffentlicht. Informationen mit Foto der Mitglieder, die dieser Veröffentlichung zugestimmt haben, werden im Internet veröffentlicht.

5. In der Vereinszeitschrift „Speichenspiegel“ werden Informationen mit Fotos der Mitglieder veröffentlicht, die dieser Ablichtung und Veröffentlichung zugestimmt haben

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstandnach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort „Mitgliederverwaltung“ zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Der Ressortleiter „Mitgliederverwaltung“ stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern und/oder Teilnehmern und/oder Piloten werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein, z.B. Vorstandsmitgliedern, Tourenleiterinnen und Tourenleitern, insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, dem die Informationen zur Verfügung gestellt werden, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail hat der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als "bcc" (blind Copy) zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, z.B. Mitglieder des Vorstands, Tourenleiterinnen und Tourenleiter, sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Im Verein wird zum Zweck der Bezuschussung durch den Behinderten Rehabilitationssportverband (BRS) und für die Einteilung auf den Tandems die Sehbeeinträchtigung personenbezogen gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Speicherung von Gesundheitsdaten. Aus diesem Grund hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Auswahl und Benennung obliegen dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

Personendaten und Erreichbarkeit dieser Person werden auf der Homepage und in der Mitgliederzeitschrift veröffentlicht.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält eine Homepage für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Administrator. Über die Inhalte und Änderungen der Homepage entscheidet der Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Administrator in Abstimmung mit dem Vorstand vorgenommen werden.

2. Der Administrator achtet auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen in der Homepage. 

Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung § 4 Abs. 3 vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten

Diese Version der Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 07.01.2025 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

Direkter Kontakt zum Datenschutzbeauftragten

Unser Datenschutzbeauftragter ist derzeit Matthias Pusch. Man erreicht ihn über datenschutz@tandemclub.de oder telefonisch unter +49 179 1317 166.